Efficacité et innovation dans la gestion du matériel pour les loueurs et les partenaires du BTP

« Qu’il s’agisse de location externe à des clients ou de mise à disposition interne du matériel », explique Richard Roessler de l’éditeur de logiciels MCS, « tout repose sur la capacité à combler sans rupture le fossé entre la planification au bureau, l’exécution sur chantier et le suivi financier final. »

« Dès qu’il y a une défaillance dans ce flux d’informations, la gestion du matériel cesse d’être un atout stratégique pour devenir un centre de coûts », souligne le directeur commercial Benelux de MCS. Cette entreprise familiale, active depuis plus de 40 ans, développe des solutions logicielles spécialisées pour éviter précisément ce type de dérive. Présente dans 35 pays, elle compte plus de 10 000 utilisateurs quotidiens. « Nos clients vont des grands loueurs cotés en bourse aux petites structures disposant d’une seule agence de location. Ces dernières bénéficient de l’expertise de niche accumulée dans des cas complexes et de pratiques éprouvées qui sont remises à l’épreuve au quotidien. »

Transactions linéaires versus circulaires

Parce que le logiciel est conçu pour rationaliser les procédures de location les plus complexes, il est aussi utilisé pour la gestion interne des équipements. « Appelez cela location interne, gestion d’actifs ou gestion du matériel : il s’agit toujours d’assurer la disponibilité quotidienne des engins, véhicules et outils, de les envoyer en temps voulu et en quantité suffisante sur les chantiers, de vérifier qu’ils sont conformes pour une utilisation précise, de savoir qui est responsable de la maintenance et de ventiler correctement les coûts par projet. Les défis sont identiques à ceux d’une société de location externe. »

Nombre d’entreprises tentent de s’appuyer sur des ERP standards ou des solutions de type retail, mais celles-ci échouent souvent à relier tous les maillons de la chaîne, explique Richard Roessler.

« La raison fondamentale de cette inadéquation réside dans la nature même de la transaction. Dans une vente, le processus est linéaire : un article est vendu et ne revient en principe jamais. La transaction s’achève à la livraison et au règlement de la facture. En gestion de matériel et en location, la réalité est circulaire : la machine doit revenir, et tout son cycle de vie doit être suivi – disponibilité, planification, utilisation, entretien, contrôles réglementaires, facturation. Cette circularité génère une complexité unique.

D’abord, la tarification est dynamique. La facturation peut se faire à l’heure, à la journée, au kilomètre, à l’heure de fonctionnement ou selon d’autres critères spécifiques. Un simple logiciel de vente ne peut pas gérer cette variété. La difficulté est encore plus marquée pour la conformité et la sécurité. Dans le BTP, la sécurité n’est pas une option mais une obligation légale stricte : les équipements doivent être inspectés, certifiés et sûrs. Une grue envoyée dans les délais sur un chantier mais dont la maintenance ou l’inspection n’est pas à jour peut devenir source de problèmes majeurs. Le logiciel doit donc anticiper ces obligations temporelles et empêcher la planification d’un engin dont le certificat est expiré. La maintenance préventive et corrective est au cœur à la fois de la gestion des risques et de la relation client. Un engin immobilisé pour défaut d’entretien engendre des coûts directs, des retards, mais aussi un risque humain et une atteinte à la réputation. Un logiciel spécialisé garantit que ces processus sont intégrés et sous contrôle, avant même la sortie du matériel. »

Éliminer les ruptures de support

L’une des principales sources d’inefficacité et d’erreurs dans la gestion du matériel provient de ce que Richard appelle les « ruptures de support ». « C’est le moment où un processus digital est interrompu : un ordre ou un bon de travail est imprimé et le chauffeur, le technicien ou l’ouvrier sur chantier continue avec un papier froissé et un stylo à moitié vide. L’employé note qu’il n’y a eu que trois nacelles livrées au lieu de quatre. Le papier finit sur une pile de dossiers, pendant qu’une facture pour quatre machines est envoyée. Résultat : un client mécontent, une note de crédit, des discussions et du temps perdu. Ce mélange de papiers épars, photos WhatsApp et mails non connectés au système central est le quotidien de bien des entreprises. »

« La solution passe par un processus digital intégré de bout en bout. Grâce à des applications mobiles sur smartphones ou tablettes, les équipes terrain travaillent directement dans le même système que leurs collègues au bureau. Bons de travail numériques, check-lists, photos du chantier, signature électronique du client : tout alimente une base unique de vérité (single source of truth), élimine le papier, évite les doublons et réduit drastiquement le risque d’erreur. »

« Dans les faits, la digitalisation des processus administratifs est largement adoptée, mais la connexion avec les équipes terrain fait encore défaut. Justement, c’est dans cette jonction – préparation des commandes, planification des chauffeurs et techniciens, affectation des ressources – que résident d’importants gains d’efficacité… et surtout l’élimination de coûts inutiles. »

Télématique et reporting

Les machines modernes sont équipées de capteurs qui génèrent un flux constant de données via la télématique ou l’Internet des objets (IoT). Position, heures de fonctionnement, niveau de carburant, codes d’erreurs : elles transmettent tout. « Mais cette explosion de données est une arme à double tranchant. Sans système capable de filtrer, interpréter et transformer ces informations en actions, ce n’est que du bruit. Plus l’entreprise grandit, plus il est impossible de surveiller manuellement des milliers d’engins. Un logiciel spécialisé devient alors le cerveau qui traduit ces données brutes en informations exploitables. »

Exemple concret : « Un groupe électrogène, loué cinq jours par semaine, fonctionne aussi le week-end selon les données télématiques. Sans cet éclairage, l’entreprise perd du chiffre d’affaires et ne facture pas l’usure supplémentaire. Même constat pour les coûts de transport et de maintenance, souvent de véritables boîtes noires. Le logiciel collecte des données précises sur la consommation, l’efficacité, l’amortissement et l’entretien par machine, permettant aux responsables d’évaluer et d’optimiser la rentabilité des projets. »

« Des données bien gérées permettent aussi d’améliorer le service. Lorsqu’un client ou un employé signale une panne, le support peut établir un premier diagnostic via la télématique et éviter un déplacement coûteux d’un technicien en pleine heure de pointe. Cela accélère le service tout en réduisant les frais. Grâce à des tableaux de bord et des rapports synthétiques, les managers disposent d’une vision d’ensemble de leur parc : machines les plus rentables, engins les plus souvent en panne, matériels à revendre, efficacité de la maintenance… Des indicateurs essentiels pour calculer et optimiser le Total Cost of Ownership (TCO). »

Orientation client et intelligence artificielle

Les attentes des clients B2B sont de plus en plus modelées par leurs expériences de consommateurs. Cet « effet Amazon » impose réactivité, transparence et libre-service. Le délai de réponse attendu est considérablement réduit. « Les logiciels de gestion de matériel évoluent en ce sens », explique Richard Roessler. « Via des portails en ligne, les clients peuvent réserver une machine, suivre un ordre, signaler un retour, consulter leurs factures ou dialoguer avec le support. Cela améliore la satisfaction tout en allégeant la charge administrative des fournisseurs. Le portail est directement connecté au système central, garantissant que tous travaillent sur la même source unique de vérité. »

« L’intelligence artificielle joue aussi un rôle croissant, essentiellement pratique. Au lieu d’appeler une hotline, un utilisateur sur chantier peut scanner le QR code d’un engin et dialoguer avec un chatbot qui recherche dans le manuel digital. Une assistance immédiate sur site, sans appel téléphonique : la convivialité est renforcée. »

Un levier stratégique

La valeur d’un logiciel intégré dépasse l’efficacité opérationnelle quotidienne. « Beaucoup d’entrepreneurs combinent matériel propre et location externe. Garder une vue claire sur les disponibilités, les coûts et les contrats est un défi. Un système intégré gère cette flotte hybride : tout le parc est visible dans une seule interface, qu’il soit en propriété ou loué. Les planificateurs choisissent alors la solution la plus rentable, évitant doubles réservations ou locations inutiles alors qu’un engin interne est libre. »

« Les enjeux portent aussi sur la durabilité et l’environnement : zones à faibles émissions (LEZ), suivi des émissions de CO₂… Gérer cela manuellement est lourd et source d’erreurs. Le logiciel peut intégrer les contraintes environnementales et bloquer automatiquement l’affectation d’un engin non conforme. L’outil devient ainsi un levier stratégique pour se mettre en conformité et gagner en compétitivité lors des appels d’offres. »

« De plus, amortissements, entretien et transport sont souvent enregistrés comme frais généraux, ce qui masque la rentabilité réelle des projets. Avec un logiciel, chaque machine reçoit un coût interne, imputé aux bons projets et exploitable via des outils de reporting. Le management obtient une vision fine des coûts et peut prendre des décisions réellement pilotées par les données. »

Une solution évolutive

Passer à un système digital intégré ne signifie pas forcément un investissement massif. L’approche modulaire est souvent la clé pour les PME.

« Les entreprises commencent avec les fonctionnalités de base – inventaire du parc, gestion des commandes et facturation. Elles saisissent leurs clients, suivent les coûts, appliquent des grilles tarifaires et émettent des factures. Ensuite, elles ajoutent des modules : applications mobiles, télématique, reporting avancé, intégration RH ou gestion d’atelier. Ces solutions, généralement proposées en mode cloud (SaaS), sont évolutives et ne nécessitent pas de lourds investissements IT. Elles s’intègrent aussi aux systèmes comptables existants, évitant les silos de données. Des outils conçus pour les grands groupes deviennent ainsi accessibles aux petites structures et aux start-ups en croissance rapide. »

Le facteur humain

Enfin, la réussite d’un projet logiciel repose d’abord sur l’humain, bien plus que sur la technique.

« Le meilleur logiciel du monde est inutile si ceux qui doivent l’utiliser n’en perçoivent pas la valeur ajoutée », conclut Richard Roessler. « Tout dépend de l’adoption par les équipes. C’est pourquoi l’éditeur n’est plus seulement un fournisseur, mais un partenaire qui accompagne activement le changement. Convaincre les collaborateurs est l’étape la plus exigeante – mais aussi la seule voie vers un succès durable. »