Le National Tender Day plonge 500 participants dans le monde des marchés publics

L’hôtel Sheraton de Zaventem a une fois de plus été le théâtre d’une journée placée sous le signe des marchés publics  et de l’actualité qui y est associée. Les 500 participants ont pu se rendre dans trois salles: « Actualités juridiques »,  « Best Practices for Buyers » et « Best Practices for Suppliers ». En fait, il y en avait six, car pour chaque thème, il y avait à la fois une salle néerlandophone et une salle francophone.

Ewoud Hacke du cabinet d’avocats Tender Law a rappelé les bases dans sa présentation « L’ABC des marchés publics ». En plus d’une définition claire de ce que sont exactement les appels d’offres, il s’est concentré sur la procédure et ce qu’elle doit respecter. « Chaque processus suit sept principes de base : l’égalité, la non-discrimination, la transparence, la proportionnalité, la concurrence, l’absence de conflits d’intérêts et enfin le respect du droit environnemental, social et du travail », explique-t-il. La procédure suit une série fixe d’étapes. « Au cours de l’étude de marché, le donneur d’ordre peut, avant d’établir  le cahier des charges du marché public, interroger le marché. Cela présente des avantages importants pour l’acheteur. De cette façon, il peut utiliser la connaissance préalable du marché pour établir un cahier des charges plus clair, ce qui se traduit par des offres plus nombreuses et de meilleure qualité. Mais il y a aussi des avantages pour l’entrepreneur.  Ils peuvent proposer leurs produits et services à l’avance et ils exercent une certaine influence sur le contenu des documents contractuels.  Ils sont également au courant des plans de l’administration à un stade précoce. »

 

Après la phase d’exploration, un cahier des charges est établi. « C’est le document le plus important dans un processus de marchés publics », explique Ewoud Hacke.  « Entre autres choses, il détermine quelle procédure sera suivie et s’il y a des possibilités de négociation. Les critères de sélection sont également inclus, ainsi que les pièces justificatives sur la base desquelles le preneur déterminera quels opérateurs économiques sont fiables et appropriés. Les critères d’attribution indiquent clairement sur quelle base une offre peut obtenir le plus de points. Les provisions techniques et les éléments qui doivent absolument être inclus dans le devis y sont consignés. » Dans le cahier des charges, le donneur d’ordre choisit également une procédure de placement : une ou deux phases. Lorsque le cahier des charges aura été finalisé, le contrat sera publié ou consulté. Là, selon les seuils de valeur établis, les règles nécessaires peuvent être suivies. Jusqu’à 139.999 euros, il n’y a pas d’obligation de divulgation, mais une divulgation volontaire via le marché libre est possible. A partir de 140.000 euros il y a une obligation de publication au niveau belge. 

 

Selon la procédure suivie (procédure publique, restreinte, procédure de mise en concurrence, procédure négociée simplifiée avec publication préalable), il existe différents délais minimaux pour la préparation des offres. « Lors de la soumission des prix par le biais de la mesure sommaire ou de l’inventaire, il est important d’ajouter toutes les entrées nécessaires et de s’assurer que les calculs nécessaires ont été effectués. Si les modèles ne sont pas utilisés, l’auteur de l’offre porte la responsabilité de savoir si toutes les informations requises ont été fournies », a déclaré Ewoud Hacke. « Sauf indication contraire, les offres doivent être soumises par voie électronique via la plateforme e-Tendering avant l’heure de clôture de la date limite de soumission. » Après l’évaluation des offres et la notification aux soumissionnaires irrégulièrementsélectionnés et aux soumissionnaires sélectionnés, il y a un statu quo de quinze jours. Ceci est suivi par la clôture effective de la mission.

Il n’est pas surprenant qu’il y ait eu beaucoup d’attention pour les conférences dans lesquelles il a été expliqué comment vous pouvez travailler en tant que fournisseur avec les pouvoirs adjudicateurs. « En plus de soumettre des contrats publics pertinents avec publication, la promotion est également une stratégie importante », expliquel’Ewoud Hacke. « Cela peut se faire sous la forme d’une communication récurrente. Pensez aux bulletins d’information, aux dépliants, aux catalogues, à la publicité dans des revues professionnelles avec un lectorat élevé au sein de votre public cible. Mais la communication ponctuelle y contribue également. Il s’agit principalement d’informations sur de nouveaux produits ou services. » « Connaître son public » est à peu près le fondement de toute stratégie marketing. C’est d’autant plus vrai dans le domaine des marchés publics. « En plus d’une approche strictement commerciale, le secteur public a besoin d’une approche « spéciale ». Il est préférable de se positionner comme un expert dans le domaine des marchés publics. Cela peut se faire en suivant des formations générales sur ce thème ou en embauchant des experts en cas d’ambiguïtés. Il est important de connaître vos droits, mais aussi d’être conscient des obligations de l’administration. De plus, il peut également travailler à votre avantage pour offrir une aide concrète dans la préparation. Cela peut être fait sous la forme d’exemples de spécifications et de clauses. Tout cela fait partie de la construction d’une relation de confiance. Travailler avec des équipes de vente fixes y contribue égalementgrandement. » Savoir à qui s’adresser est également crucial. Connaître la hiérarchie du pouvoir adjudicateur. Qui prend les décisions dans quel domaine? Ce sont toutes des choses que vous devriez soigneusement comprendre pour augmenter les chances.

La façon dont vous, en tant que fournisseur, réagissez aux spécifications peut avoir des conséquences majeures. Imaginez un instant cette situation : vous lisez un cahier des charges et constatez qu’il contient des conditions irréalisables ou illégales. Alors, que pouvez-vous faire? « Tout d’abord, vous pouvez le signaler  au pouvoir adjudicateur. Mais cela peut bien sûr mettre à rude épreuve la relation avec ce gouvernement. Une deuxième possibilité est de ne rien signaler. Bien sûr, vous courez le risque que cette condition devienne un problème lors de l’exécution de la mission », explique Thomas Christiaens, associé principal chez Monard Law.

 

Les soumissionnaires peuvent répondre aux spécifications de plusieurs façons. Par exemple, il y a les questions-réponses ordinaires. Cela peut concerner à peu près n’importe quoi: ambiguïtés dans les spécifications, demandes d’ajustement de clauses indésirables, interprétation de dispositions ambiguës ... Les questions-réponses sont parfois formalisées via la plate-forme E-Tendering ou un formulaire standard. Dans ce cas, il y a un timing strict et une publication des réponses suit. Cependant, il peut aussi être informel.  Dans ce cas, des questions peuvent être posées, mais il n’y a aucune obligation de réponse. La meilleure chose est que des questions soient toujours posées, même après une éventuelle date limite. Il est donc conseillé aux soumissionnaires de toujours scanner les spécifications pour les questions utiles ou nécessaires et de vérifier si quelque chose est prévu pour les tours de questions-réponses. Il est préférable de toujours soumettre leurs questions, même si aucune procédure formelle de questions-réponses n’est prévue. 

 

S’il va au-delà des ambiguïtés et qu’il y a vraiment des erreurs ou des lacunes dans les spécifications qui rendent impossible un calcul de prix ou la comparaison de devis, il est légalement tenu de le signaler au pouvoir adjudicateur. Cela doit être fait dix jours avant la date limite de réception des offres. Le pouvoir adjudicateur décidera alors si les erreurs ou les lacunes sont suffisamment importantes pour procéder à un avis de rectification ou à une autre forme de publication adaptée. Il sera également examiné s’il y a  lieu de prolonger le délai de présentation des offres. 

Rédiger un appel d’offres pour un marché public et le remporter c’est une profession en soi. « Tout commence par savoir quels documents sont impliqués dans un cahier des charges et comprendre les besoins du client », explique Danny Vrydag, directeur adjoint du patrimoine public à la Ville de Bruxelles. La présentation qu’il a donnée avec Bérénice Wathelet, avocate de DLA, était pleine  de trucs et astuces pour rédiger une offre de manière à ce qu’elle marque de bons points. Nous en énumérons quelques-uns. « Pour éviter que le devis ne corresponde pas aux exigences, il est important d’établir une liste de contrôle précise et claire. De cette façon, vous pouvez être sûr que chaque question est traitée. » Un autre point d’attention crucial est d’inciter à la lecture. Vous pouvez y parvenir en ajoutant une table des matières qui indique que vous avez parfaitement compris les besoins d’un acheteur. « Une erreur courante est que dans l’offre, vous parlez principalement de vous ou de votre produit. Il est important que vous mentionniez des avantages supplémentaires pour l’acheteur.»

Marc Vermeire, Senior Service Manager Digital Transformation chez SPF Bosa, a présenté le  nouvel arrêté royal du 1er novembre 2022 sur la facturation électronique dans la salle « Best Practices for Buyers ». Une facture électronique est une facture dite machine-to-machine, c’est-à-dire une facture qui est transférée d’un système informatique à un autre. Jusqu’à présent, la facturation électronique n’était obligatoire que pour les autorités publiques en tant que destinataires. Ce nouvel A.R. oblige tous les fournisseurs à envoyer des factures électroniques pour les marchés publics d’une valeur estimée égale ou supérieure au seuil publicitaire européen. Il est destiné à être complété par deux autres arrêtés royaux. Celui de mai 2023 étendra cette règle aux marchés publics d’une valeur de 30 000 euros ou plus. Et l’autre, prévu en novembre 2023, concernera des contrats d’une valeur inférieure à 30 000 euros.  Toutefois, il faut souligner que les pouvoirs adjudicateurs ou leurs autorités de contrôle peuvent prendre des mesures plus strictes en matière de facturation électronique.  Dans ce cas, cependant, ils doivent être clairement inclus dans le cahier des charges. Ces mesures peuvent concerner le champ d’application temporel (en prévoyant une date antérieure à la date d’entrée en vigueur) ou le champ d’application matériel (en étendant cette obligation aux accords exclus du champ d’application de la loi).

Le « Règlement général sur la protection des données » (ou GDPR) est désormais un nom familier. Pourtant, peu de gens en connaissent les subtilités en  matière de marchés publics.  Pour commencer, il est bon de savoir que le RGPD ne s’applique pas toujours aux marchés publics. Plus précisément, il ne s’applique qu’aux marchés publicset à ceux qui impliquent la collecte de données personnelles. Cependant, il n’y a pas de seuil applicable, car il concerne tous les contrats. 

 

Il y a trois cas de figure possibles :

En tant que pouvoir adjudicateur, je dois :

En tant que soumissionnaire, je dois :

Le NTD a de nouveau été une journée couronnée de succès. Les visiteurs (à la fois du côté des entreprises privées que du côté de l’administration publique) sont rentrés chez eux avec une mine d’informations, de conseils, d’astuces et beaucoup de nouveaux contacts. Les orateurs et les visiteurs n’ont pas tari d’éloges. 

 

Une petite anthologie :

 

Kristen Voglaire, qui est une habituée du National Tender Day, nous a expliqué pourquoi cette journée est importante pour elle: «Je reviens au NTD car c’est un des rares événements dédiés aux marchés publics qui regroupe un panel très large d’orateurs, tous experts dans des domaines spécifiques. Ceux-ci permettent d’être tenu au courant en une seule journée de l’évolution des marchés publics au cours de l’année écoulée. Cela permet à chaque acteur du secteur de compléter ses connaissances et de rester à niveau».

 

Colombe de Callataÿ, juriste d’entreprise chez la STIB ayant assisté à cette session, nous parle de son expérience au NTD: «C’est la première fois que je viens au National Tender Day. Mes collègues m’ont proposé de les rejoindre à l’événement. En effet, j’ai rejoint la STIB il y a 2 ans dans l’équipe dédiée au droit privé, mais on est très en contact avec l’équipe du droit public. Notre équipe a donc beaucoup de questions concernant le droit public. Et le NTD est parvenu à excéder toutes mes attentes en répondant à toutes nos interrogations. Il s’agit en effet d’une journée très utile pour tous les juristes qui travaillent pour un pouvoir adjudicateur. C’est une journée vivante, interactive, ludique et pleine de rencontres. Le lieu de réception se prête parfaitement à l’événement, car il nous permet de choisir les différentes sessions auxquelles nous souhaitons assister. Les orateurs sont très intéressants et il y en a vraiment pour tous les goûts. Je recommande donc l’événement très chaleureusement et j’espère vraiment revenir l’année prochaine pour la nouvelle édition du National Tender Day».

 

Laurine Delforge, consultante juridique en protection des données chez ASKQ :«Je suis déjà venu au National Tender Day comme participante, mais c’est ma première fois en tant qu’oratrice. Et l’événement à parfaitement répondu à mes attentes et m’a notamment permis d’avoir des échanges très intéressants avec les participants et les orateurs. Si je devais résumer le NTD en un mot, je dirais «expertise». 

 

Des témoignages que nous ne pouvons que confirmer. En route pour le National Tender Day 2023!