La gestion du matériel comme partie intégrante du système ERP
Dans le secteur de la construction, l’efficacité est mise à rude épreuve. Les projets deviennent plus complexes, les marges plus réduites et la réglementation plus stricte. Parallèlement, le marché exige des livraisons plus rapides, davantage de transparence et une utilisation optimale des ressources. « La digitalisation et l’intégration des processus sont donc des thèmes cruciaux », explique Jeroen Gysen, Sales Manager chez AFAS.
« Nous répondons à ces enjeux avec une solution globale qui réunit tous les processus d’entreprise dans un seul système ERP », poursuit Jeroen. « La gestion du matériel en constitue un élément essentiel, entièrement relié à l’administration financière, à la gestion de projet, aux ressources humaines et plus encore. Grâce à notre logiciel, les entrepreneurs et leurs partenaires disposent d’un espace centralisé pour toutes les informations concernant leur matériel : des factures d’achat et rapports de maintenance aux manuels, contrôles et certificats. Lors de l’acquisition d’un nouvel équipement, celui-ci est immédiatement enregistré en comptabilité comme immobilisation, et un dossier numérique est automatiquement créé. L’historique de maintenance, les attestations et les certificats peuvent facilement y être ajoutés. Des notifications automatiques indiquent quand un renouvellement ou une inspection est nécessaire. Ainsi, toutes les données restent à jour et complètes, y compris lors des contrôles sur site. »
Maîtrise du matériel et des coûts
AFAS prend également en charge une gestion efficace des actifs et des stocks. « Les utilisateurs obtiennent une vision claire de l’état actuel et de l’historique d’utilisation du matériel, y compris des coûts. La location ou le leasing peuvent également être gérés simplement, avec les conditions contractuelles, les durées et les tarifs. Les coûts sont automatiquement imputés aux projets, ce qui rend la budgétisation et les calculs de rentabilité précis et transparents. Grâce à des rapports avancés et à des analyses de scénarios, les entreprises peuvent en outre déterminer s’il est plus avantageux d’acheter, de louer ou de prendre en leasing. »
Applications spécialisées
« En plus de notre propre logiciel, nous travaillons avec des partenaires spécialisés pour des fonctionnalités spécifiques, entièrement intégrées à notre système. La planification des ressources – personnes, matériaux et matériel – se fait par exemple via des partenaires de planification reconnus, présents dans notre réseau depuis de nombreuses années. Ce choix garantit une méthode de travail uniforme, moins de complexité et des coûts de gestion réduits pour nos clients. Nous veillons ainsi à ce que le logiciel de base, malgré toutes les nouvelles possibilités, reste pérenne. Cela nous permet d’ajouter rapidement de nouvelles fonctionnalités, comme des modules de planification avancée ou la géolocalisation. »
Sécurité et réduction du travail manuel
« Un avantage majeur est que la gestion du matériel dans AFAS s’intègre parfaitement aux autres processus de l’entreprise, ce qui réduit les tâches manuelles et garantit que toutes les données sont toujours à jour. Le logiciel assure également le respect constant des obligations légales et des normes de sécurité. En centralisant les certificats, attestations et inspections, et en configurant des alertes automatiques, les échéances ne sont jamais oubliées et l’organisation reste entièrement conforme. »