Facturation électronique obligatoire dans les marchés publics
En Belgique, pas moins d’un milliard de factures sont échangées chaque année, dont une part considérable dans le cadre de l’exécution d’un marché public. Sous l’influence de l’Europe, la Belgique a donc entamé en 2022 le déploiement progressif de l’e-facturation obligatoire dans les marchés publics et les concessions afin d’accélérer et de sécuriser le traitement de ce volume important de factures. La dernière phase est entrée en vigueur au 1er mars 2024, obligeant désormais les adjudicataires à transmettre eux aussi leurs factures par voie électronique pour les marchés publics et les concessions dont la valeur estimée se situe entre 30.000 EUR et 3.000 EUR hors TVA.
L’obligation de facturer par voie électronique trouve sa source dans la loi du 7 avril 2019 modifiant la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics. Cette obligation s’applique tant aux marchés publics des secteurs classiques qu’à ceux des secteurs spéciaux, de même qu’aux concessions.
Par facture électronique, il ne faut pas entendre n’importe quelle facture transmise au pouvoir public par voie électronique. Un simple fichier image, tel qu’un PDF par exemple, ne suffit pas. La facture électronique est en effet créée, envoyée et reçue sous une forme électronique structurée, de manière à permettre son traitement automatique et électronique.
Afin d’assouplir la transition vers l’e-facturation, le régulateur a opté pour un déploiement progressif. Dans un premier temps, seule était prévue la possibilité d’envoyer une facture électronique aux pouvoirs publics, qui étaient alors tenus de l’accepter. Ce n’est qu’à partir du 1er novembre 2022 que la facturation électronique est devenue obligatoire pour les marchés publics et les concessions dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil de publication européenne. Dès le 1er mai 2023, ce fut ensuite au tour des marchés publics et concessions dont la valeur estimée est inférieure au seuil de publication européenne, mais supérieure ou égale à 30.000 EUR hors TVA. Depuis le 1er mars 2024 s’y sont ajoutés les marchés publics et concessions d’une valeur estimée inférieure à 30.000 EUR hors TVA mais supérieure à 3.000 EUR hors TVA. Aucune obligation d’e-facturation n’est prévue à ce jour pour les marchés publics dont la valeur estimée est inférieure à 3.000 EUR hors TVA.
Cette facturation électronique obligatoire ne s’applique qu’aux marchés publics qui ont été publiés après les dates précitées, selon leur valeur estimée. Précisons que l’obligation de passer à l’e-facturation ne concerne pas les anciens marchés publics encore en cours d’exécution.
Outre l’exclusion des marchés publics dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3.000 EUR hors TVA, l’obligation pour les adjudicataires d’envoyer leurs factures par voie électronique ne s’applique pas non plus si le marché a été passé par une entreprise publique autonome ou par une personne jouissant de droits spéciaux ou exclusifs. Quelques exemples d’entreprises publiques autonomes : la VRT, la SNCB ou bpost. Pour les personnes jouissant de droits spéciaux ou exclusifs, on peut notamment citer Brussels Airport Company.
Il est important de noter qu’en dehors des exceptions susmentionnées, les adjudicateurs sont toujours tenus de réceptionner et traiter les factures électroniques si celles-ci sont à l’initiative de l’adjudicataire.
Le pouvoir adjudicateur est par ailleurs libre de se montrer plus strict et de prévoir malgré tout dans les documents du marché une disposition imposant la facturation électronique dans les cas normalement exclus du champ d’application. Cela permet d’éviter qu’un adjudicateur exige une e-facture électronique pour un marché dont la valeur estimée serait inférieure à 3.000 EUR hors TVA. Le gouvernement flamand, par exemple, a déjà recouru à cette possibilité en exigeant des opérateurs économiques la facturation électronique pour tous les marchés publics depuis le 1er janvier 2017. Les adjudicateurs qui souhaitent procéder de la sorte devront le mentionner clairement dans les documents du marché public. Il importe donc comme toujours de lire attentivement le cahier des charges.
Le FOD BOSA a pris différentes mesures pour soutenir la transition vers la facturation électronique. Une solution gratuite a ainsi été prévue pour les participants au marché qui ne disposent pas de l’équipement informatique adéquat : le portail Mercurius. Une application sur Internet permet aux opérateurs économiques d’envoyer des factures électroniques et aux adjudicateurs de les traiter. La plateforme Mercurius propose également plusieurs fiches thématiques qui fournissent des explications sur la création, le fonctionnement et l’envoi de factures électroniques.
Il semblerait que la facture non électronique disparaisse peu à peu du paysage des marchés publics. Il s’agit donc pour les entrepreneurs de s’informer sur la question et de se préparer en interne à émettre leurs factures par voie électronique. Il reste également important de lire toujours avec soin les documents du marché public et de vérifier si l’adjudicateur exige une facture électronique, afin que tout se déroule correctement. Pour ceux qui le souhaitent, les fiches thématiques présentes sur le portail Mercurius peuvent fournir une aide pratique à la création et à l’envoi de factures électroniques.